Ammattiliitto Prolla on otettu käyttöön asianhallinnan ratkaisu, jolla asioiden käsittely hoituu yhteydenotosta neuvonta-asiaksi ja tarvittaessa aina lakiasiaksi asti. Ratkaisu tarjoaa nopean tilannekuvan jäsenen palveluhistoriasta ja automatisoi tehokkaasti jäsenasioiden hallinnointia ja käsittelyä, tarjoten myös liiton asiakkaalle paremman palvelukokemuksen.
”Meillä oli alunperin käytössä Sharepointin päälle rakennettu asianhallinnan ratkaisu, jonka tekninen tuki oli loppumassa. Järjestelmäuudistus alkoi siis teknisen päivityksen tarpeesta”, kertoo Pro-kassan palvelupäällikkö Petri Nyyrölä.
Asianhallinnan ratkaisu laajenee kaikkien yhteydenottojen hallintaan
”SC Softwaren toimittamassa asianhallinnan ratkaisussa hyvää on sen moderni tekninen ratkaisu. Edelliseen järjestelmään verrattuna olemme saaneet myös paljon toivomiamme toiminnallisia parannuksia, kuten sähköpostien tuonnin suoraan järjestelmään”, Nyyrölä jatkaa.
Asianhallinnan ratkaisun käyttöä ollaan laajentamassa tulevien kehitysten myötä:
”Odotamme nyt jatkokehitysvaihetta, jossa pääsemme hyödyntämään järjestelmää kaikkien yhteydenottojen osalta. Tällä hetkellä ratkaisu on käytössä edunvalvonnassa ja lakiosastolla, mutta se tullaan laajentamaan myös jäsenpalveluun”, toteaa Nyyrölä.
Projekti onnistuneesti maaliin etäyhteyksien kautta
Asianhallinnan ratkaisu otettiin käyttöön sujuvasti koronatilanteen aiheuttamista muutoksista huolimatta.
”Olimme sopineet paikanpäällä pidettävät käyttöönottokoulutukset, mutta koronatilanteen takia pidimme ne lopulta kokonaan etänä. SC Software järjesti koulutukset Teamsin kautta, ja ne menivät yllättävänkin jouhevasti. Käyttöönottoa helpotti myös se, että käyttäjämme olivat jo tottuneet käyttämään edellistä järjestelmää, jolla hoidettiin samaa prosessia. Järjestelmään on kirjattu jo hyvä määrä asioita, ja käyttäjät ovat ilmeisen tyytyväisiä sen käyttöön”, kertoo Nyyrölä.
Kokonaisuutena Nyyrölä on tyytyväinen projektiin ja SC Softwaren toimintaan:
”Kehitysprojekti oli sujuva ja se pysyi aikataulussa ja budjetissa. SC Software ymmärsi hyvin ammattiliittojen substanssipuolta ja on ottanut proaktiivisesti huomioon tärkeitä asioita, kuten järjestelmän GDPR-vaatimukset.”
